商談議事録が30分→5分に｜
AI議事録ツールに切り替えた営業職の実体験
AI議事録ツール「Notta」に切り替えたら、1時間の商談議事録が30分から5分になりました。それまでZoomの文字起こし機能を使っていましたが、整形・要約・送付まで含めると結局30分かかっていたんです。「録音しているから安心」と思っていたのに、後処理の手間はほとんど変わっていなかった。Nottaに変えてから、その感覚がガラッと変わりました。
Before / After｜何が変わったか
| 項目 | Before（Zoomのみ） | After（AI議事録ツール） |
|---|---|---|
| 議事録作成時間 | 1時間の会議で約30分 | 同じ会議で約5分 |
| 文字起こしの整形 | 手作業で修正が必要 | 自動で読みやすい形に |
| 要点まとめ | ChatGPT に貼り直して要約 | ツールが自動で要約生成 |
| 商談中の集中度 | メモを取りながらで分散 | 会話に集中できる |
| 提案書への転用 | ゼロから書き直し | 議事録をそのまま流用 |
Zoom の文字起こし機能だけでは足りなかった理由
文字起こしを整形する手間が残る
Zoom のクラウド録音には文字起こし機能があります。録音が終わると自動でテキストが生成されるので、「もうこれで十分かな」と思っていました。ただ、実際に使ってみるとわかるのですが、出力されるテキストはそのままでは使えない状態です。
話し言葉のまま羅列されているので、「えー」「あのー」といった口癖が残っていたり、誰の発言かわかりにくかったり。読める形に整えるだけで、1時間の会議に対して20〜30分かかっていました。「録音があるから安心」と思っていたのに、後処理の手間はそれほど減っていなかったんです。
要点抽出は ChatGPT に貼り直していた
整形したテキストを今度は要約しないといけない。私は Zoom の文字起こしをコピーして、ChatGPT に貼り付けて「重要な決定事項と次のアクションをまとめてください」と依頼する、という手順を踏んでいました。
これ自体は数分で済むのですが、「文字起こし → 整形 → ChatGPT に貼る → 確認 → 送付」というステップを毎回繰り返すのが地味に面倒で、気づけば議事録作成が後回しになることも増えてきました。
AI議事録ツールに切り替えてわかった3つの変化
商談後の作業時間が大幅に圧縮された
AI議事録ツールを使い始めてまず驚いたのが、会議が終わった直後に要約と文字起こしが両方自動で出てくることです。私の場合、1時間の会議の議事録作成が30分から5分程度になりました。内容を見返して大事なポイントを追記したり、一部表現を修正する程度で完了します。1日に複数の商談がある日は、この差が積み重なってかなりの時間になります。
「聞き漏らし」のストレスがなくなった
「重要なことを言われたとき、ちゃんとメモできたかな」という不安が商談中ずっとありました。AI議事録ツールにしてから、お客様との会話に集中できるようになりました。相手の言葉をしっかり聞いて深掘りする質問ができるようになったのは、思っていた以上の副産物でした。
議事録→提案書への転用が楽になった
商談で出てきたお客様の課題や要望が議事録にきれいにまとまっているので、提案書を作るときにそのまま引用・転用できます。Zoom の文字起こしのときは「どこに何が書いてあったっけ」と探す時間もかかっていましたが、今は要約を見れば大事なポイントがすぐわかります。
📚 AI×仕事効率化をもっと学びたい方へ
営業職が AI議事録ツールを選ぶときの3つの基準
ツールはいくつかありますが、営業職の個人利用として選ぶときに見るべきポイントを整理しました。
| 基準 | 確認内容 | 理由 |
|---|---|---|
| Zoom 連携の有無 | Zoom や Google Meet に自動参加できるか | 毎回手動操作が必要だと続かない |
| 日本語の精度 | 専門用語・固有名詞の認識精度 | 商品名や会社名が正確に取れないと使えない |
| 無料プランの範囲 | 月何分まで無料か | まず試してから有料判断できるか |
企業向けの高機能ツールは月額が高く、個人営業職には過剰なことが多いです。まず無料プランで試して、自分のワークフローに合うか確認するのが現実的です。
Notta を試してみた理由と使い方
いくつか試した中で、Notta（ノッタ）を使い始めました。理由は主に2つです。
- Zoom・Google Meet 両方に対応：社外との商談は Zoom、社内は Google Meet と使い分けているのですが、どちらにも対応していたのが決め手でした
- 無料プランで試せる：月120分まで無料なので、まず1〜2週間試してから判断できました
導入ステップ
- Notta 公式サイトでアカウント作成（無料）
- Zoom 連携の設定（カレンダー連携 or 会議 URL を入力）
- 会議終了後、マイページで文字起こし・要約を確認
- 必要な部分を追記・修正して送付
最初の設定は10分程度で完了します。一度設定すれば、次回からは会議が終わるたびに自動で結果が届きます。
共有機能が思っていた以上に便利だった
使ってみて気づいたのが、議事録の共有機能です。完成した議事録を送るとき、Word・PDF・テキストなど形式を選んで出力できますし、メールで直接送ることもできます。「議事録を整えて添付してメールを書いて…」という手順が、ボタン数回で完結します。お客様や社内の同僚に送るシーンが多い営業職にとって、ここは地味に大きなポイントでした。
よくある質問
Q. セキュリティ面で問題ありませんか？
Notta はデータの暗号化に対応しています。社内規定でクラウドツールの利用制限がある場合は、情報システム部門に確認してから使うのが安全です。お客様との商談で使う場合は、録音・文字起こしをしていることを必ず事前に確認し、同意を得てから使うことが重要です。AI ツールへの理解はまだ広まっていないため、知らないまま録音されると信頼関係に関わります。「本日は AI で文字起こしをさせていただいてもよいですか」と一言添えるだけで十分です。
Q. Zoom の有料プランを使っていれば、別途ツールは不要ですか？
Zoom 有料プランの AI Companion は要約機能も含まれており、十分な方もいます。まず Zoom の機能を使い倒してみて、物足りなさを感じたら別ツールを検討するのが自然な順序です。
Q. 無料プランで実用的に使えますか？
月120分は、週1〜2回の商談なら十分です。毎日複数の商談がある場合は月120分を超える可能性があります。まず1か月無料で試して、使用量を見てから有料プランへの移行を判断するのがおすすめです。
まとめ
Zoom の文字起こし機能で「楽になった」と思っていましたが、AI議事録ツールに切り替えてから、商談後の作業が本当に変わりました。
- 1時間の会議の議事録作成が30分→5分に（83%削減）
- 「聞きながらメモする」プレッシャーがなくなり商談に集中できる
- 議事録→提案書への転用がスムーズになった
- まず無料プランで試してから判断できる
「文字起こしはしているけど、整形が面倒で後回しになりがち」という方に、AI議事録ツールへの切り替えをぜひ試してみてほしいです。